Einführungsschritte eines digitalen oder analogen City- bzw. Stadtgutscheins (Teil 1)

Von Axel Fischer
Freitag, 23. Mai 2025

Sie haben noch keinen City- oder Stadtgutschein

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, einen City- oder Stadtgutschein in Ihrer Kommune ein- zuführen, dann sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

Wollen Sie ein analoges oder digitales System einführen?

a: Wie funktioniert – in den meisten Fällen – ein analoges Gutscheinsystem? Wie werden analoge Gutscheine ausgegeben?

Sie erstellen Gutscheine, welche mit einer eindeutigen Nummer versehen sind und mit einem festen Geldbetrag (z. B. 10 €, 20 €, 50 € usw.). Diese Gutscheine können dann bei definierten Verkaufsstellen von den Verbrauchern oder Firmen erworben werden (bitte berücksichtigen Sie hierbei, dass viele Arbeitgeber einen Arbeitgebergutschein/steuer- freien Sachbezug an ihre Mitarbeiter ausgeben).

Wie werden analoge Gutscheine eingelöst?

Der Verbraucher kann mit einem geschenkten oder erworbenen Gutschein in ein teilneh- mendes Geschäft gehen und damit bezahlen. Diese analogen Gutscheine sind in voller Höhe des Gutscheinwertes vom Kassierer einzubehalten (keine Teileinlösung möglich! - dies ist nur bei digitalen Gutscheinsystemen möglich). Der Gewerbetreibende sammelt diese Gutscheine und gibt diese dann bei einer Verwaltungsstelle ab.

Wie werden analoge Gutscheine verwaltet?

Die Verwaltungsstelle muss ALLE Gutscheine schon bei der Ausgabe protokollieren (Gut- scheinnummer, Wert und Ausgabedatum, ggf. auch an wen ausgegeben). Die Verwal- tungsstelle prüft manuell die Gutscheine und verrechnet das Guthaben mit den teilneh- menden Geschäften. Zusätzlich muss die Verwaltungsstelle ein Bankkonto führen. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass abgelaufene Gutscheine (spätestens nach 3 Jahren und 364 Tagen) buchhalterisch einzeln ausgebucht werden.

b: Wie funktioniert – in den meisten Fällen – ein digitales Gutscheinsystem? Sie wählen einen Anbieter aus:

Sie wählen einen Anbieter, wie zum Beispiel die Firma prokommun.de, der ein digitales Gutscheinsystem anbietet.

Die meisten Anbieter setzten auf sogenannte „Cloud“-Lösungen. Das bedeutet, dass die Software nirgends installiert werden muss, sondern von jedem an das Internet angebun- denen Gerät und aktuellen Browser aufgerufen werden kann. Der Vorteil bei dieser Me- thode ist, dass die Gutscheinwerte nicht von einem Medium (Papiergutschein oder Scheckkarte) abhängig, sondern auf einem Server gespeichert sind. Lediglich ein eindeu- tiger QR- oder Barcode ist notwendig, um einen Bezug zum Wert des Gutscheines herzu- stellen.

Sie überlegen, wie die Gutscheine aussehen sollen:

Mit einem digitalen City- oder Stadtgutscheinsystem haben Sie die Möglichkeit, eine oder mehrere Arten von Gutscheinen auszugeben. Es ist nur wichtig, dass überall ein QR- oder Barcode aufgedruckt ist.

Diese QR- oder Barcodes können auf Papiergutscheinen (alle Formate), Kunststoffkarten z. B. Scheckkarten oder Ähnliches geduckt werden. Manche Anbieter, u.a. auch proKom- mun, bieten weitergehend die Möglichkeit an, dass die QR- oder Barcodes über das Handy des Verbrauchers aufgerufen werden können. proKommun bietet sogar ein eige- nes Stadtportal an, in welchem ein Gutscheinnutzer ein Konto mit einer Gesamtübersicht (aktuelles Guthaben, alle Ausgaben, alle Einnahmen u.v.m) hat

Wichtig: Bei einem digitalen Stadt-Gutscheinsystem gibt es die weitere Möglichkeit, mit anonymen Gutscheinen oder/und personalisierten Stadt-Gutscheinen zu arbeiten.

Ein anonymer Stadtgutschein ist zum Beispiel eine Scheckkarte in Ihrem Stadtdesign und einem QR- oder Barcode. Auf dieser Karte (QR- oder Barcode) kann über das Citygutscheinsystem ein beliebiger Betrag hinterlegt werden. Und ist der Betrag aufge- braucht, ist dieser QR- oder Barcode wertlos.
Ein personalisierter Stadtgutschein bzw. QR- oder Barcode verweist auf ein Konto, welches mit einem Verbraucher verknüpft ist. Dieses Konto kann jederzeit wieder auf- geladen werden.

Ein gutes Gutscheinsystem wie das u.a. von proKommun kann beides anbieten.

Wir empfehlen sogar, unterschiedliche Formate mit unterschiedlichen Designs anzubieten:

Für einen persönlichen Geschenkgutschein bietet sich ein DIN A4-Papiergutschein an, welcher dann in einem schönen Kuvert ausgegeben wird. Vorteil: Dies wirkt sehr wer- tig.
Erwägen Sie, dass Gutscheine in möglichst vielen Geschäften zu erwerben sind, dann bietet sich eine Scheckkarte (ähnlich Amazon-Gutscheine) an. Vorteil: Dies steigert das Volumen der Verkäufe.
Für personalisierte Gutscheine bietet sich ein Scheckkartenformat an. Vorteil: Dieses passt in jeden Geldbeutel.
Für Arbeitgebergutscheine empfehlen wir auch eine Scheckkarte, jedoch kann man den Firmen jeweils ein eigenes Design mit Firmenlogo anbieten. Vorteil: Zusätzliches Marketing für den Arbeitgeber und auch für Sie als City- oder Stadtgutscheinanbieter.

Wie werden Gutscheine ausgegeben?

Mit einem digitalen City- oder Stadtgutscheinsystem haben Sie unterschiedliche Möglich- keiten, Gutscheine auszugeben:

Verkauf über eine oder wenige Verkaufsstellen – die Verbraucher oder Firmen können dort die Stadtgutscheine erwerben. Der Mitarbeiter gibt im System die gewünschten Beträge ein, weist einem Medium (je nachdem für welche Lösung Sie sich entschieden haben) einen QR- oder Barcode zu, rechnet mit dem Kunden ab und gibt die Gut- scheine aus.
Zusätzlicher Verkauf über einige oder alle Einlösestellen – die Einlösestellen werden mit nicht aktivierten Scheckkarten (am besten mit unterschiedlichen Werten, z. B. 10 €, 20 €, 30 € + frei wählbarer Betrag) ausgestattet. Der Kunde sieht diese, geht an die Verkaufstheke, der Verkäufer aktiviert den Stadtgutschein, kassiert den Betrag und fer- tig.
Onlineshop – der Kunde kann online aus verschiedenen Citygutscheinen auswählen, die Zahlungsart wählen (Achtung: Hier fallen ggf. noch Gebühren eines Paymentan- bieters an), der Gutschein wird online versendet (wenn gewünscht auch postalisch).
Ausgabe über Arbeitgeber – ein Arbeitgeber bekommt einen eigenen Zugang zum Ver- waltungssystem des Gutscheinsystems. Dort legt er einmalig einen Mitarbeiter an, de- finiert die Summe, in welchen Turnus die Gutscheinausgabe stattfinden soll (jeden

Monat oder alle zwei Monate o. a.), kann noch einen Betreff hinterlegen und eine E- Mail definieren, die bei jeder Ausschüttung versendet wird. Das Konto des Mitarbeiters ist somit aufgeladen.
Gutscheinkonto aufladen über das eigene Handy des Verbrauchers – die Verbraucher haben die Möglichkeit, über deren Onlinekonto des Stadtgutscheinsystems ihr Konto selbst aufzuladen (via PayPal) oder auch Gutscheine zu übertragen.

Wie werden Gutscheine eingelöst?

Der Verbraucher kann mit einem geschenkten oder erworbenen Gutschein in ein teilneh- mendes Geschäft gehen und damit bezahlen. Der Gutscheininhaber muss lediglich den QR- oder Barcode vorzeigen (Teilzahlung möglich!). Der Verkäufer scannt den QR- oder Barcode (Kamera oder Handscanner) und gibt den Kaufbetrag im System ein. Der Gut- scheinbetrag wird von der Verkaufssumme abgezogen und der Verkäufer verlangt die Dif- ferenz. Der Gewerbetreibende muss nichts weiter machen, er erhält nach einem von Ihnen definierten Zeitraum oder bei Erreichen einer Abrechnungssumme automatisch eine Abrechnung und das Geld wird überwiesen.

Wie werden Gutscheine verwaltet?

Bei einem digitalen Gutscheinsystem wird fast alles vollautomatisch gemacht. Protokollie- rung der Gutscheine, Abrechnung bzw. Gutschrift der Beträge mit den teilnehmenden Ge- werbetreibenden, Mitgliedsgebühren, Gebührenabrechnung, Verwaltung der abgelaufe- nen Gutscheine (spätestens nach 3 Jahren und 364 Tagen) und vieles mehr. Sie haben im City-, und Stadtgutscheinsystem die volle Übersicht über alle Transaktionen einzelner Geschäfte, Arbeitgeber oder Verbraucherkonten. Sie müssen pro Turnus eine Sepa-Datei an Ihre Bank übergeben.

c: Vorteil und Nachteile eines ANALOGEN City-, und Stadtgutscheinsystems Vorteile:

• Einfach in der Handhabe gegenüber den teilnehmenden Betrieben.

Nachteile:

Sehr hoher Verwaltungsaufwand
Gutscheinliste muss immer genau gepflegt werden
Abrechnungen müssen manuell erstellt werden.
Überweisungen müssen einzeln getätigt werden.
Gutscheine müssen manuell ausgegeben werden.
Abgelaufene Gutscheine müssen einzeln ausgebucht werden.
Nicht sicher
Gutscheine können gefälscht werden.
Bei der Gutscheinübersicht können sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen.
Gutscheine müssen gesammelt und abgeholt bzw. eingesammelt werden.
Die Geldauszahlung für die Händler dauert ggf. sehr lange.
Es kann nur wenige Verkaufsstellen geben.
Gutscheine können nicht nur zu einem Teil eingelöst werden.

d: Vorteil und Nachteile DIGITALEN City-, und Stadtgutscheinsystems

Vorteile:

Fast kein Verwaltungsaufwand
Gutscheinliste muss nicht gepflegt werden.
Abrechnungen müssen nicht manuell erstellt werden.
Überweisungen müssen nicht einzeln getätigt werden.
Gutscheine müssen nicht manuell ausgegeben werden.
Abgelaufene Gutscheine müssen nicht einzeln ausgebucht werden.
Sehr sicher
Gutscheine können nicht gefälscht werden.
Bei der Gutscheinübersicht können sich keine Flüchtigkeitsfehler einschleichen.
Bonussystem – ein gutes Stadtgutscheinsystem verfügt auch über ein Bonussystem. In einem Bonussystem können Händler ihre Kunden mit einem variablen %-Satz einen Nachlass geben, der als Guthaben im Gutscheinsystem verbucht wird.
Gutscheine müssen nicht gesammelt werden und abgeholt bzw. eingesammelt wer- den.
Geldauszahlung für die Händler dauert nicht lange.
Sie können u. a. auch alle Einlösestellen zu Verkaufsstellen machen.
Gutscheine können auch in Teilbeträgen eingelöst werden.
Die Verbraucher haben immer eine Übersicht über ihr Guthaben.
Sehr einfach in der Handhabe aller teilnehmenden Betrieben auch hinsichtlich der Ab- rechnung und Verwaltung.
Arbeitgeber können leichter zum Mitmachen animiert werden.
- Arbeitgeber haben keinen Aufwand mehr, vielmehr sparen diese sogar Verwal- tungsaufwand ein.
- Arbeitgebergutscheine können deutlich besser verwaltet werden.
Deutlich mehr Marketingmöglichkeiten
- Nachrichtenfunktion (Newsletter und Stadtportal)
- Unterschiedliche Gutscheinformate
- Mehr Verkaufsstellen
  - Alle teilnehmenden Betriebe
  - Onlineshop
  - Arbeitgeber
  - Kunden können selber ihr eigenes Konto aufladen

Nachteile:

• Die Einführung bei den teilnehmenden Betrieben bedarf etwas an Zeit.

Teil 2 kommt in Kürze mit dem Titel:

"Welche einzelnen Schritte sollten Sie berücksichtigen und mit welchem Zeit- und Arbeitsaufwand sollten Sie rechnen."

Unserer Leistungen für die unterschiedlichen City-Akteure

Kommunen

Einzelhandel

Kunden

Handwerk

Dienstleister

Gastronomie

Vereine

Soziale Einrichtungen

Sonstige Interessensgruppen