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Aus Erfahrung Schritt für Schritt: Wie können bestehende analoge Gutscheinsysteme in ein digitales Gutscheinsystem übernommen werden?

 

„Digitalisierung“ ist ein großes, vielfach verwendetes Wort und dadurch für viele auch gar nicht konkret greifbar. Auch für den Einzelhandel vor Ort wird „Digitalisierung“ allenthalben als „die Lösung“ propagiert, doch können sich viele nichts Genaues darunter vorstellen bzw. entstehen aus dieser Unwägbarkeit auch Unsicherheiten und Zweifel. Gerade beim konkreten Anwendungsfall „digitales City-Gutschein-System“ lassen sich Möglichkeiten, Schritte und resultierende Vorteile jedoch ganz klar und konkret benennen. Mit dem City-Gutscheinsystem Switch von proKommun ist Digitalisierung nicht zusätzlicher Aufwand, sondern vielmehr ein fließender Übergang in einfachere Abläufe und zeitlich optimierte Abrechnungen ­ „Schritt für Schritt“.

 

Viele Städte setzen bereits seit vielen Jahren ein analoges Gutscheinsystem ein. Da ein analoges Gutscheinsystem gewisse Nachteile hat – gerade im Hinblick auf die vielfältigen Möglichkeiten eines digitalen Gutscheinsystems– denken viele Kommunen darüber nach, diesen Schritt zur Digitalisierung zu gehen. Vielfach gibt es dazu gewisse Unsicherheiten, Unklarheiten und auch Ängste vor dem Begriff „Digitalisierung“.

Die Angst und die Hemmnisse bestehen zumeist in der Befürchtung, dass das ganze bestehende System, dass sich vielfach auch erfolgreich bewährt hat, geradezu weggeworfen muss. Auch in der Frage, wie man dann mit bestehenden Prozessen umgeht oder ob dann alles Erreichte und Realisierte hinfällig ist.

Dies sind auch völlig berechtigte Fragestellungen, die man sich auf jeden Fall stellen muss, um den Schritt zur Digitalisierung des City-Gutscheinsystems zielführend, verlustfrei und gewinnbringend zu gehen.

Zu diesen offenen Fragen gehören zumeist: Was geschieht mit den bereits vorhandenen bzw. ausgegebenen City-Gutscheinen am Tag X, an dem auf ein digitales Gutschein-System umgestellt wird? Wie funktioniert die Umstellung im Austausch mit den Händlern, welche Unklarheiten und Unsicherheiten herrschen bei den Händlern? Was muss man alles tun, was muss man alles machen – und wie erklärt man dies dann seinem Personal?

Klar ist dabei, durchgängig in allen Städten und Kommunen:

Die Händler sind hier immer etwas abwartend, zurückhaltend bis zum Teil fast phlegmatisch. Denn sie scheuen auf jeden Fall eines ganz gewiss: Zusätzlichen Aufwand und unkalkulierbare Unwägbarkeiten zeitlicher Belastung ohne direkt klar erkennbaren Mehrwert. Und wenn erkennbarer Mehrwert, dann sollte dieser am besten sofort einsetzen.

Ist dies möglich?

Die Antwort heißt eindeutig: Ja!

Denn: Ein vernünftiges digitales Gutscheinsystem wie das proKommun Switch-System bietet auf dem Weg zur Digitalisierung die Möglichkeit eines schrittweisen, ganz bedarfsgerechten Vorgehens mit gleichzeitiger Gültigkeit von bestehenden analogen Gutscheinen und der digitalen Möglichkeiten.

Die bestehenden, analogen City-Gutscheine können einfach digital in das proKommun Switch-System übernommen werden. Ganz konkret gesagt:

  1. Wenn ein bestehendes City-Management-System analoge Gutscheinsystem hat, dann ist bekannt, wie viele Gutscheine unterwegs sind. Ebenso kennt man dazu jeweils die Nummer und Datum, Gutschein-Nr. etc.
  2. All diese Nummern können nun einfach per CSV-Liste (MS Excel) in das digitale Gutscheinssystem proKommun Switch eingelesen werden.
  3. Damit kennt und verwaltet das digitale System auch die analogen Gutschein-Nummern. Alles in einem System, in einer Hand, aus einem Guß.

Auf diese Weise ist der erste Schritt, der erste Teil der Digitalisierung schon getan, ohne dass sich beim Händler oder Verbraucher irgendetwas ändert.

Um die zumeist hier auftretende Frage gleich vorwegzunehmen: Ja, selbstverständlich, ab dem Zeitpunkt der Einführung von Switch können auch weiterhin analoge Gutscheine ausgegeben werden!

Allerdings dann auch mit einem Barcode versehen und mit Gity-Gutschein-Nummern, die vom System mit einem Nummern-Generator zufällig erzeugt werden, auf diese Weise nicht einfach erraten werden können und damit fälschungssicher sind.

Bei vielen aktuellen, analogen Gutscheinsystemen ist die Gutschein-Nummer oft fortlaufend und recht einfach zu erraten. Dies ist sehr unsicher und öffnet dem Betrug die Tür. Daher ist die fälschungssichere, digitale Variante auf jeden Fall zu empfehlen.

Nach diesem beschriebenen, ersten Digitalisierungsschritt bieten sich mit proKommun Switch direkt zwei Vorteile:

Vorteil 1: Die Abrechnung mit den Händlern vereinfacht sich deutlich.

Aktuell, in einem analogen System, sammeln die Händler die eingelösten Gutscheine. Diese geben Sie dann zumeist in einem Briefumschlag an die Verwaltung des Gutscheinsystems. Dort wird monatlich jeder Gutschein von Hand mit einer Liste abgeglichen, verbucht, anschließend eine Sepa-Datei generiert und zur Bank gegeben.

Zukünftig, digital, können diese Gutscheine einfach per Barcode und Scan verwaltet werden. D.h. ganz konkret: Die Gutscheine werden einfach gescannt, damit direkt in das digitale Gutscheinsystem proKommun Switch eingelesen, anschließend klickt man “Vorgang beenden“, Sepa-Datei wird erstellt, Buchhalter schickt diese zur Bank. Fertig. Geld wird überwiesen.

Bereits in diesem Schritt der Digitalisierung kann der Scan der eingelösten Gutscheine weiter und wie gewohnt von der zentralen City-Gutschein-Buchhaltung vorgenommen werden können.
Oder aber: Die Händler können diesen Scan-Vorgang für eingelöste Gutscheine direkt selbst vornehmen, was zu einer weiteren Erleichterung und Beschleunigung führt.

Vorteil 2 und überzeugendes Argument Nummer 1: Die Händler bekommen wesentlich schneller das Geld.

In diesem Schritt bekommt jeder Händler– wenn er will – einen Zugang zum proKommun Switch-System, scannt dann die Gutscheine direkt selbst ein und sagt „Vorgang abschließen“. Fertig. Somit fällt für die Buchhaltung des Verwalters außer für die Erstellung der Sepa-Datei kein Aufwand mehr an.

Somit wäre mit diesen einfachen Verbesserungen ein erster Schritt Richtung Digitalisierung getan – und zwar in eine Digitalisierung, die klare einfache Vorteile anstatt zusätzlichen Aufwand bringt.

Bei diesem Vorgehen und diesen technischen Möglichkeiten von proKommun Switch ist es jedem Händler selbst überlassen, welche Schritte er wann gehen will, um entweder noch beim bestehenden System zu bleiben oder die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.

Auf diese Weise lernen die Händler das System kennen und erkennen dann sehr schnell die Vorteile weiterer Optimierung.

Dann würde Schritt 2 folgen:

Wenn dies gewünscht ist, können Händler mit dem Gutschein-System Switch fließend in die Volldigitalisierung übergehen und Gutscheine dann direkt beim Einkauf an der Kasse abrechnen.

Aus Erfahrung hat sich dabei bewährt: Für den zweiten Schritt Zeit lassen - -Stück für Stück, Schritt für Schritt vorgehen: Händler und insbesondere die Kunden auf dem Weg zur Digitalisierung jederzeit mitzunehmen ist die oberste Prämisse. Und die Basis der vielen erfolgreichen Realisierungen des digitalen Gutscheinsystems proKommmun Switch vor Ort.

 

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Unserer Leistungen für die unterschiedlichen City-Akteure

Hier finden Sie, aus der Sicht der jeweiligen Akteure, eine große Auswahl an Funktionen die wir Ihnen komplett oder auch, wenn gewünscht, einzelne Funktionen zur Verfügung stellen können.
Auch wenn Sie schon ein Gutschein-System oder Stadtportal im Einsatz haben, können wir dieses durch die gewünschten Tools ergänzen.

 

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