Variante I Abrechnung durch Ausgabestelle
Werden Geschenkgutscheine in einem Teilnehmerbetrieb eingelöst, so kann das Unternehmen die Gutscheine sammeln, an die Ausgabestelle zurückgeben und dort verrechnen lassen. Dies geschieht, indem die dortigen Mitarbeiter den Barcode der Gutscheine abscannen und die Summe an den im System gespeicherten Empfänger anweisen. Es ist also nicht - wie bei einem analogen System - notwendig, die Gutscheinnummern manuell zu überprüfen bzw. zu erfassen, sondern alleine durch den Scanvorgang sind alle notwendigen Daten in einem einzigen Vorgang eingebucht. Fehlerquellen werden somit eliminiert und viele Stunden Zeit eingespart.
Variante II Abrechnung durch Teilnehmerbetriebe
Alternativ zum Scannen durch die Ausgabestelle besteht über proKommun Gutschein-switch auch die Möglichkeit, dass die Teilnehmerbetriebe, die das möchten, die Gutscheinabrechnung direkt selbst vornehmen. Hierfür können die Betriebe bzw. deren Buchhaltung eigenständig die eingegangenen Gutscheine abscannen, woraufhin diese Information bei der Ausgabestelle eingeht. Die Rechnung an die Ausgabestelle wird automatisch vom System erstellt. Einer der Vorteile dieser Variante ist, dass die Teilnehmerbetriebe den Abrechnungsbetrag schneller erhalten können.
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