City-Gutschein System proKommun Gutschein-SWITCH
Arbeitserleichterung durch proKommun Gutschein-switch für alle City-Gutscheinbetreiber mit analogen Systemen. Der erste Schritt zur!
proKommun Gutschein- SWITCH - unser Tool zur einfachen Erstellung, Erfassung und Abrechnung von analogen City-Gutscheinen. Wir geben Ihnen ein Produkt an die Hand, mit dem Sie eine Zeitersparnis von bis zu 80 % generieren können.
Sofern Sie in Ihrer Stadt Betreiber eines analogen, also nicht-digitalen City-Gutschein Systems sind, kennen Sie den Aufwand der dahintersteckt: Geschenkgutschein manuell erstellen, ausfüllen, buchhalterisch erfassen und an die Teilnehmerbetriebe ausgeben bzw. verschicken. Für die Rückabwicklung der in den Teilnehmerbetrieben eingegangenen Gutscheine entsteht der selbe Aufwand: Gutscheine entgegennehmen, erfassen, Abrechnungen der Teilnehmer prüfen, Geld anweisen. Das Handling bei analogen Gutscheinen ist enorm und der durch COVID-19 ausgelöste – sehr erfreuliche – Gutschein-Boom, verlangt den ausgebenden Organisationen somit zusätzlich viel Zeit des ohnehin schon engen Zeitbudgets ab.
Wie funktionierts?
Gutscheinausgabe
proKommun Gutschein-switch ist ein reines Abrechnungs- und Ausgabesystem für City-Gutscheinsysteme, dass eine deutliche Aufwandsersparnis erzeugt. Bestellt z.B. ein Teilnehmerbetrieb Gutscheine bei der Ausgabestelle (Stadtmarketing, Info-Point, City-Management, o.ä.), geben die dortigen Mitarbeiter lediglich den betreffenden Gutscheinwert im System ein (z.B. 10 Gutscheine á 15 €, 30 Gutscheine á 10 € oder frei wählbare Gutscheinwerte) und die Gutscheine werden direkt über den eigenen Drucker inkl. Barcode ausgedruckt. Über das System werden die Gutscheine automatisch dem Besteller zugeordnet und in Rechnung gestellt.
Die komplette Gutscheinverwaltung ist durch die Adressdaten und die Verknüpfung mit dem Barcode somit bereits im System hinterlegt und komplett nachvollziehbar. Die teilnehmenden Geschäfte können, wie bei einem digitalen Gutscheinsystem, die Gutscheinerstellung auch komplett selbst übernehmen und über das System abrechnen lassen. Da die Gutscheine nicht mit fortlaufenden Nummern versehen sind, und die Rückverfolgung durch den Barcode problemlos möglich ist, ist die Sicherheit gegenüber analogen Systemen deutlich erhöht.
*proKommun Gutschein-SWITCH = proKommun Gutschein-Abrechnungssystem
Gutscheinabrechnung
Variante 1 Abrechnung durch Ausgabestelle
Werden Geschenkgutscheine in einem Teilnehmerbetrieb eingelöst, so kann das Unternehmen die Gutscheine sammeln, an die Ausgabestelle zurückgeben und dort verrechnen lassen. Dies geschieht, indem die dortigen Mitarbeiter den Barcode der Gutscheine abscannen und die Summe an den im System gespeicherten Empfänger anweisen. Es ist also nicht - wie bei einem analogen System - notwendig, die Gutscheinnummern manuell zu überprüfen bzw. zu erfassen, sondern alleine durch den Scanvorgang sind alle notwendigen Daten in einem einzigen Vorgang eingebucht. Fehlerquellen werden somit eliminiert und viele Stunden Zeit eingespart.
Variante 2 Abrechnung durch Teilnehmerbetriebe
Alternativ zum Scannen durch die Ausgabestelle besteht über proKommun Gutschein-switch auch die Möglichkeit, dass die Teilnehmerbetriebe, die das möchten, die Gutscheinabrechnung direkt selbst vornehmen. Hierfür können die Betriebe bzw. deren Buchhaltung eigenständig die eingegangenen Gutscheine abscannen, woraufhin diese Information bei der Ausgabestelle eingeht. Die Rechnung an die Ausgabestelle wird automatisch vom System erstellt. Einer der Vorteile dieser Variante ist, dass die Teilnehmerbetriebe den Abrechnungsbetrag schneller erhalten können.