Alle Daten, die über das System erfasst werden können, werden tatsächlich auch erfasst und anonymisiert gesammelt. Die wenigsten Unternehmen in einer Stadt betreiben tatsächlich eine Datensammlung. Bisher werden Kundendaten und Einkäufe nicht oder nur sehr spärlich gesammelt. Wenn überhaupt, dann evtl. über das Warenwirtschaftssystem. Häufig sind die Warenwirtschaftssysteme jedoch nicht in der Lage, die Daten nach bestimmten Kriterien zu sortieren um anzeigen zu lassen, welcher Kunde z.B. vor 3 Jahren ein bestimmtes Produkt gekauft hat, um daraus schlussfolgern zu können, ob ein Produkt, dass man für den Verkauf bestellen möchte, womöglich bei den selben Kunden nochmals Anklang findet.
Im proKommun System melden sich die Nutzer in der Regel selbst an. Bei der Nutzung des Bonussystems oder Geschenk- und Arbeitgebergutscheinen, beim Abonnieren von Newslettern, beim Nutzen der Follower Funktion uvm., überall wird das Verhalten der Nutzer analysiert und zur Erstellung von Profilen herangezogen. Diese Daten sind nicht personenbezogen, sondern anonym. Da das System nicht nur einem einzelnen Betrieb bzw. Verein o.ä. zugeordnet ist, sondern die Daten der Kunden und Fans aller Teilnehmer gesammelt werden, ist schlussendlich auch nachvollziehbar, wo der Kunde was alles gekauft hat. Aber Achtung! Die Daten sind anonymisiert und werden mit Personas hinterlegt. D.h. es werden bestimmte Personenprofile angelegt, die in einer Stadt vorkommen. Wie z.B. Teenager, Senior, Single, usw. auch Geschlecht und Alter werden erfasst. Bereits aus diesen wenigen Kriterien ist es möglich, Rückschlüsse auf die Interessen und das Verhalten der Bewohner und Kunden der Stadt zu ziehen und danach den Wareneinkauf zu steuern. Je mehr Daten gesammelt werden, desto aussagekräftiger sind die Profile und desto passgenauer kann das Angebot ermittelt werden.
Ein teilnehmender Betrieb kann dann ermitteln, wie viele Personen es in der Stadt gibt, die zu einem bestimmten Profil gehören (Alter, Geschlecht, Interessen). Über die Datensammlung, die leider bisher viel zu wenig stattfindet und wenn, dann eben auch nur sehr eingeschränkt auf einen Betrieb zugeschnitten ist, kann somit ein Mehrwert für alle generiert werden. Die Alternative ist, die notwendigen Daten für bestimmte Aktionen bei entsprechenden Anbietern immer wieder zu erwerben, teure Klickraten kaufen, Google Adwords und Instagram Kampagnen zu starten… Das ist kostenaufwändig und letztendlich nicht passgenau für die eigene Stadt.
Das Stadtportal bildet die Brücke zwischen den Nutzern und den Portalteilnehmern, zwischen dem, was der Kunde möchte und wie der Portalteilnehmer diese Wünsche erfüllen kann. Die DSGVO findet im gesamten System selbstverständlich Berücksichtigung. Der Nutzer entscheidet selbst, wie viele Informationen er preisgibt und kann seine Daten jederzeit selbst ändern oder löschen. So können z.B. auch einzelne Kaufvorgänge entfernt werden. Gleichzeitig haben die örtlichen Betreiberorganisationen durch die eigene Analyse der Customer Journey viel mehr Möglichkeiten und können eigenständig passgenaue Aktivitäten entwickeln.